Online samenwerken
The Cloud is een hippe term voor "een netwerk van aan elkaar geknoopte computers". Werken in de cloud of dingen opslaan in de cloud duiden niet zozeer op de hardware kant maar eerder op de service kant. De Cloud is eigenlijk een samenstel van diensten zoals kantoortoepassingen, online (video-)bellen en chatten wat zich afspeelt op een netwerk van aan elkaar geknoopte computers. Offline gebruiken we voor samenwerken al behoorlijk wat technologie: we hebben onze werkcomputers met gedeelde harde schijven en printers, een telefoonnetwerk, vergaderzalen waar met laptops en beamers presentaties worden vertoond en soms aan een bestand wordt gewerkt. Maar dit werkt alleen als we allemaal naar een bepaalde locatie toe gaan om ons werk te doen. Soms is dat om bij je samenwerkingspartners in de buurt te zijn, vaak is het om bij de computer te zijn waarmee je je werk kán doen. Want vaak kan alleen jouw werkcomputer bij alle bestanden en programma's die je nodig hebt om je werk te doen.
Natuurlijk zijn er allerlei beveiligingsissues om je druk over te maken, maar het is heel goed mogelijk om tijd- en plaatsonafhankelijk te werken met laagdrempelige en veilige technieken. Het adagium is nog te vaak: alles zit op slot, tenzij... Ons inziens zou het moeten zijn: alles gaat open, tenzij... Daarmee bedoelen we dat elke organisatie zich af zou moeten vragen welke informatie nou werkelijk gevoelig is en welke programmas echt noodzakelijkerwijs alleen binnenshuis mogen draaien. Voor al het andere dien je je medewerkers te faciliteren om hun werk zó in te richten als zij zelf het prettigste vinden. Maar laten we ons niet laten verleiden tot het gesprek over flexibel werken, dat is veel te leuk om "live" in echt contact te voeren.
E-mail als kampioen productiviteitskiller.
Bij online samenwerken denken we vaak als eerste aan e-mail maar E-mail is kampioen productiviteitskiller. De cijfers lopen uiteen maar een algemene conclusie is dat mensen veel meer tijd kwijt zijn aan het lezen, filteren en beantwoorden van e-mail dan ze zelf denken. E-mail is erg inefficiënt als communicatiemiddel. Spam, geintjes, privé berichten en project-kritische berichten komen allemaal in één inbox binnen, tenzij je zelf je e-mail programma zo inricht dat ze (automatisch) in mapjes terecht komen. Maar als je dát doet, loop je weer het risico dat je dingen over het hoofd ziet. Luis Suarez die bij IBM werkt gebruikt al sinds 2008 geen e-mail meer. Op deze website deelt hij zijn verhaal.
In het boek “Lifehacker, 88 tech ticks to turbocharge your day” van Gina Trapani staat een hoofdstuk over effectief mailverkeer. Hack 43 is: “Craft effective messages”. Haar tips, aangevuld met mijn eigen gedachten en ervaringen, plaats ik hieronder.
Wil je effectief online samenwerken dan is het belangrijk om op een bewuste manier met je e-mail om te gaan en hierover afspraken te maken met de mensen met wie je samenwerkt. Zo breng je het volume van je e-mail omlaag en verhoog je de effectiviteit van je communicatie.
- De eerste en belangrijkste vraag is: is e-mail wel het medium voor wat ik nu te melden / vragen heb? Vooral bij berichten aan een groep of team is een groepschat, een forum, online projectmanagement software of een teamblog vaak veel geschikter. Je kent het wel: een bericht aan 5 mensen waar alle 5 weer op reageren met behulp van de "reply all" knop? Voor je het weet is je inbox ontploft.
- Voor wie is de mail bedoeld? Richt je uitsluitend aan de mensen die iets met jouw mail moeten doen. Zet de mensen die echt op de hoogte moeten zijn in het CC veld.
- Bij beantwoorden van mail: waak voor het ‘Allen Beantwoorden’ syndroom. Wanneer iemand een bericht aan meerdere personen stuurt, en jij klikt op de ‘allen beantwoorden’ knop, krijgt dus elke geadresseerde jouw antwoord. Dit gebeurt erg vaak en is vrijwel nooit een goede oplossing.
- De onderwerpregel. Gebruik hem, en gebruik hem goed! In de onderwerp regel moet staan waarover de mail gaat. Klinkt logisch, maar we krijgen allemaal wel eens mail zonder onderwerp of met ‘hoi’ of iets van die strekking in die regel. In je lijst met mails in je inbox kan je alle onderwerp regels zien. Zo kan de ontvanger in een oogopslag de urgente zaken van de minder urgente scheiden. En bij een langere mailwisseling kan hij de mails op onderwerp groeperen. Een informatieve onderwerp regel zit zo in elkaar: wanneer van toepassing begin je met de projectnaam. Dan volgt het doel van het bericht. Dus ‘Ter info’ of ‘vraag’ of ‘leuk’ of ‘actie gevraagd’. Vervolg met waar het over gaat. Dus ‘Ter info: dit is een leuk initiatief’ of ‘[webwijs] Belangrijk: morgen moet eerste versie manuscript af zijn’ of ‘[Lezingen cyclus Web 2.0] Actie gevraagd: wil je alsjeblieft vanmiddag Frank nog bellen’. Daarna is soms geen berichttekst meer nodig! Sluit in dat geval de onderwerpregel af met ‘einde bericht’.
- De berichttekst: wees duidelijk. Houd het kort en to the point. Hoe korter en duidelijker, hoe meer kans dat hij snel gelezen wordt en je dus snel een reactie hebt. Als je een lange mail stuurt, gebruik dan een heldere opmaak zodat hij lekker leest. Dus een indeling in korte paragrafen, gebruik opsommingen. Begin je tekst met een uitleg waarom je het mailtje stuurt en wat je gewenste uitkomst / actie van de ander is. Heb je een vraag, stel die dan rechtstreeks. (Misschien wil je hier een keer naar kijken wordt dan -> wil je hier naar kijken en me vertellen wat je ervan vindt? Je lezer kan altijd zelf bepalen of hij / zij nee zegt). Heb je meerdere vragen, zet ze dan puntsgewijs onder elkaar. Makkelijk voor de lezer om op elke vraag een antwoord ertussen te typen en er geen over te slaan.
- Geef aan wanneer je uiterlijk een reactie nodig hebt. De bandbreede gaat van “als je een keer tijd hebt” tot “ik wil het graag morgen weten, want dan sluit de termijn”. Voor de meer urgente vragen is het altijd beter om even in de telefoon te klimmen om te peilen of iemand dit in zijn planning kwijt kan.
- Wanneer je in een mailtje reageert op een of meerder vragen van de ander, geef dan nog even aan welke vragen. Stel dat je drie mailtjes hebt gekregen met verschillende vragen, en je zegt ‘ja, is goed, doe ik’ dan weet de ander niet meer waar het over gaat. Stuur het oorspronkelijke bericht mee, volgens mij is dat de standaardinstelling van de meeste mailprogramma’s. Type je reactie bovenaan, en maak je geen zorgen dat het bericht te lang wordt. Zo’n lange mail is vaak juist een archief: de ontvanger kan de hele draad lezen en kan voorgaande mails verwijderen.
- ‘Zie bijgevoegd document’… Soms vergeet je de bijlage eraan te hangen. Tsja, daar maak ik mij ook schuldig aan. Dat gebeurt net als veel van bovenstaande uit slordigheid. De eerste vraag die je jezelf moet stellen is of iets wel in een bijlage thuishoort, en niet in het mailtje zelf! Houd in je achterhoofd dat er bij het gebruik van bijlagen net zoveel versies van het document rondzwerven als er ontvangers van die mail zijn. Is dat handig qua versie beheer? Misschien is het beter om het document op een centrale plek op te slaan en er dan naar te verwijzen.
- In het algemeen gaat het bij alle communicatie en vooral ook bij e-mail om aandacht en focus.
Kantoor toepassingen in "the cloud"
Studenten, kenniswerkers, "vrije" werkers we zijn allemaal gewend om ons werk vast te leggen in documenten. Tekstbestanden, spreadsheets, presentaties, afbeeldingen, grafieken, schema's. En als we die willen delen met anderen dan voegen we ze toe als attachment aan een e-mail, we voegen alle geadresseerden toe in het "aan" veld (ok, als we het netjes doen gebruiken we cc of bcc) en we sturen het bestand de wijde wereld in. Tot dusver is er weinig aan de hand.
Maar dan: mensen gaan reageren op wat je getypt hebt. Sommigen doen dat in een mailtje en dan moet jij maar zien hoe je hun feedback verwerkt. Anderen typen in hun versie van het document en sturen het jou terug. Jij gaat op zoek naar de aanpassingen en verwerkt die in jouw eigen document waarin je ondertussen al verder was gaan werken. Soms zetten mensen "wijzigingen bijhouden tijdens het typen" aan en voegen ze ook nog opmerkingen toe aan de tekst. Hartstikke handig maar wel een derde kanaal waarlangs wijzigingen bij jou terecht komen.
Het is bizar dat we dit nog steeds gedwee ondergaan bij het schrijven van een plan van aanpak, een verslag, een inhoudelijk document of protocol. Dat kan véél handiger! Er zijn diverse online office suites beschikbaar, veelal gratis, waarmee deze problemen en méér voorgoed uit de wereld zijn.
Video
Onderstaand filmpje gaat over Google docs maar geldt net zo goed voor de alternatieven: Zoho, Thinkfree en Microsoft Office 365.
Video "Google docs & spreadsheets in Plain English" 2:51
Wat heb je er nou echt aan?
We beperken ons hier even tot Google docs maar de principes die hier gelden gelden ook voor de andere platforms.
- Versie beheer! "Meetingverslag definitief10.5" is geen ongebruikelijke bestandsnaam. Of: "offerte grafisch ontwerp versie JvdH". Wanneer je een bestand als attachment naar, zeg, drie mensen stuurt zijn er op het moment dat jij op 'send' klikt, vier versies van dat bestand. Vier kopieën dus, die elk op een andere computer, in een andere inbox een eigen leven gaan leiden. Wanneer je in plaats daarvan één bestand online hebt, waar deze drie mensen (tegelijk!!!) in kunnen werken kan er niets een eigen leven gaan leiden en is er altijd duidelijkheid over wat de laatste versie is.
- Je kunt een uitgebreide revisiegeschiedenis inzien. Je ziet wie wanneer wat heeft gewijzigd en je kunt revisies herstellen.
- Je kunt elk document importeren. Je kunt het dan overzetten in de indeling van Google Docs en er daar aan verder werken of je laat het in de Windows indeling en dan is het gewoon een gedeeld bestand.
- Gelijktijdig in hetzelfde document werken. Als je in de "oude" situatie tegelijk in een document wil werken moet je "iemands slotje stelen" zoals dat in jargon heet. Kortom: tegelijk typen kan helemaal niet. En als iemand een document open heeft kan jij er dus niet bij. Wanneer je in Google docs bijvoorbeeld met Heleen en Mark aan een document werkt, en jullie zijn tegelijk online kan je tegelijk in het document typen. Je zult dan als Heleen typt bijvoorbeeld een groene cursor mee zien bewegen en bij Mark een rode. Ook kan je naast het document een chat balk openen. Soms is het handig om dingen óver een document te zeggen, die niet ín het document hoeven. Bijvoorbeeld: "zullen we hier niet een apart hoofdstuk van maken?" of "weet je zeker dat dit klopt of moeten we het nog even checken".
- In Google docs kan je een afbeelding maken (een tekening) die je kan "embedden" (insluiten) in je blog of wiki pagina. Wanneer je daarna de presentatie of afbeelding wijzigt komen die wijzigingen vanzelf mee op de plekken waar je de afbeelding hebt weergegeven.
Samenwerken met bestanden
Slim online samenwerken gaat ook over slim bestanden delen. Dit kan op twee niveaus:
Bestanden uitwisselen (versturen).
Dit is waar je "vroeger" een cd-rom of usb stick voor zou gebruiken: je wilt (grotere) bestanden van jouw computer naar die van iemand anders krijgen. Je kan ze mailen maar niet elke mailbox kan zulke grote bestanden ontvangen. Dus je brandt ze op een cd of zet ze op een usb stick. Bestanden uploaden naar een site is dan handiger, je stuurt jouw contactpersoon dan gewoon de link naar het bestand. Mogelijkheden hiervoor zijn: WeTransfer (tot 2 Gb) of Yousendit. (tot 50 MB gratis. Tot 2Gb kan met een betaalde account)
Virtuele harde schijf: bestanden online delen
Thuis of op je werk heb je misschien wel een netwerkschijf. Een externe harde schijf waar je een backup op hebt en bestanden op deelt met anderen. In the Cloud kan dit ook. Met bijvoorbeeld Dropbox heb je een virtuele externe schijf waar je zelf vanaf elke willekeurige computer ter wereld toegang toe hebt en waarop je mappen kunt maken die je kunt delen met anderen. Nog mooier is dat je mappen op dropbox kunt synchroniseren met mappen op je lokale harde schijf. Zo merk je nauwelijks dat je in the cloud aan het werk bent, is er slechts één versie van een bestand. Hoe dit allemaal precies werkt vind je hier. Ook Google Docs kun je gebruiken als opslagplek voor bestanden.
Hoewel je altijd voorzichtig moet zijn met het online opslaan van gevoelige bestanden kan je, als je dat wilt nog extra beveiliging toevoegen door ze te versleutelen.
Online communicatie
Voice over IP (voip)
Ik stipte het hierboven bij e-mail al even aan: niet altijd is een mailtje de beste manier om iets te bespreken. Vaak is de telefoon een beter alternatief. Goedkoper, makkelijker en socialer is Skype. Daarmee bel je via het internet en praat je "tegen" je computer. Op die manier heb je tegelijk je handen vrij om aantekeningen te maken. Ook is er parallel aan het gesprek een chatvenster geopend. Als je dan bijvoorbeeld een website bespreekt of een document, kan je een link naar die site of document in het chatventser plakken en dan heeft je gesprekspartner meteen de relevante informatie voorhanden. Als je een webcam hebt kan je elkaar ook nog zien.
Groeps chat, groeps video chat
Je kan tegenwoordig gratis en laagdrempelig een online chatroom inrichten waar je met meerdere mensen kunt overleggen. Dit kan met of zonder gebruik van video. Hieronder een paar platforms die dit mogelijk maken:
Overige toepassingen
Brainstormen met online mindmapping tools
Mindmapping is voor veel mensen een manier om gedachten op papier te zetten, te structureren en door de structuur zichzelf weer op nieuwe ideeën te brengen. Ook is het een hele slimme manier om aantekeningen te maken van een meeting, seminar of college. Ik vind het heerlijk om te mindmappen op een groot vel papier met een bos gekleurde viltstiften maar er zijn ook tal van online mindmapping tools beschikbaar die heel fijn werken. Samen met anderen online mindmappen werkt uitstekend als brainstorm middel. Hieronder een paar online toepassingen:
Beeldscherm delen met een ander (meekijken)
Het komt best vaak voor dat je collega vraagt: "wil je even naast me komen zitten dan doen we het even samen". Of het nou om een tekst gaat, het bewerken van foto's of om even te laten zien hoe een bepaald computerprogramma werkt. Ook hiervoor hoef je niet meer bij elkaar in één ruimte te zijn. Met onderstaande toepassingen kan het ook:
Heel simpel: via join me
Teamviewer
Let op!
!!! Een veelgestelde vraag is die of werken in de cloud wel veilig is, zijn je bestanden veilig, is je privacy gewaarborgd? Hoewel het relatief onschuldig is om zaken in the cloud op te slaan is er altijd een beveiligingsrisico. Ook staan jouw bestanden meestal op een server in het buitenland waar andere regels en wetten gelden rond privacy en overheidsmonitoring. Je weet dus niet wie wanneer precies toestemming krijgt om bij jouw bestanden te kunnen. Met encryptieprogramma's kun je je data versleutelen maar onthoud: echt gevoelige informatie zou je eigenlijk NOOIT digitaal mogen delen. Houd dus pincodes, alarmsleutels, bankpasnummers, polissen, persoonsgegevens etcetera voor jezelf. Wil je dit toch delen (bijvoorbeeld met familieleden voor geval van nood) dan zou je de ANWB datakluis kunnen overwegen. Sommige banken hebben ook die service.
!!! Als je in ad-hoc samengestelde projectteams werkt, soms met een mix van interne medewerkers en externe zelfstandig professionals, heeft iedereen een andere thuisbasis. Je richt met bovenstaande middelen in een handomdraai een online samenwerkingsomgeving in maar check even wat de interne policy van de klant is ten aanzien van het online samenwerken. (Of je je daaraan houdt kan je dan altijd nog bedenken)
Meer links
| Webwijs geeft ook trainingen over dit onderwerp. Geïnteresseerd? Kijk dan even op www.webwijs.me |
Comments (0)
You don't have permission to comment on this page.