Online kantoor toepassingen
Studenten, kenniswerkers, "vrije" werkers we zijn allemaal gewend om ons werk vast te leggen in documenten. Tekstbestanden, spreadsheets, presentaties, afbeeldingen, grafieken, schema's. En als we die willen delen met anderen dan voegen we ze toe als attachment aan een e-mail, we voegen alle geadresseerden toe in het "aan" veld (ok, als we het netjes doen gebruiken we cc of bcc) en we sturen het bestand de wijde wereld in. Tot dusver is er weinig aan de hand.
Maar dan: mensen gaan reageren op wat je getypt hebt. Sommigen doen dat in een mailtje en dan moet jij maar zien hoe je hun feedback verwerkt. Anderen typen in hun versie van het document en sturen het jou terug. Jij gaat op zoek naar de aanpassingen en verwerkt die in jouw eigen document waarin je ondertussen al verder was gaan werken. Soms zetten mensen "wijzigingen bijhouden tijdens het typen" aan en voegen ze ook nog opmerkingen toe aan de tekst. Hartstikke handig maar wel een derde kanaal waarlangs wijzigingen bij jou terecht komen.
Het is bizar dat we dit nog steeds gedwee ondergaan bij het schrijven van een plan van aanpak, een verslag, een inhoudelijk document of protocol. Dat kan véél handiger! Er zijn diverse online office suites beschikbaar, veelal gratis, waarmee deze problemen en méér voorgoed uit de wereld zijn. Onderstaand filmpje gaat over Google docs maar geldt net zo goed voor de alternatieven: Zoho, Thinkfree en Microsoft Office 365.
Google docs & spreadsheets
Video "Google docs & spreadsheets in Plain English" 2:51
Wat heb je daar dan aan?
Wanneer je een bestand als attachment naar, zeg, drie mensen stuurt zijn er op het moment dat jij op 'send' klikt, vier versies van dat bestand. Vier kopieën dus, die allemaal een eigen leven gaan leiden. Wanneer je in plaats daarvan één bestand online hebt, waar deze drie mensen (tegelijk!!!) in kunnen werken kan er niets een eigen leven gaan leiden en is er altijd duidelijkheid over wat de laatste versie is.
Tip (gevorderden): in Google docs kan je een afbeelding maken (een tekening) die je kan "embedden" in je blog of wiki pagina. Wanneer je daarna de presentatie of afbeelding wijzigt komen die wijzigingen vanzelf mee op de plekken waar je de afbeelding hebt weergegeven.
Zoho
Thinkfree
Samenwerken met bestanden
Slim online samenwerken gaat ook over slim bestanden delen. Dit kan op twee niveaus:
Bestanden uitwisselen (versturen).
Dit is waar je "vroeger" een cd-rom of usb stick voor zou gebruiken: je wilt (grotere) bestanden van jouw computer naar die van iemand anders krijgen. Je kan ze mailen maar niet elke mailbox kan zulke grote bestanden ontvangen. Dus je brandt ze op een cd of zet ze op een usb stick. Bestanden uploaden naar een site is dan handiger, je stuurt jouw contactpersoon dan gewoon de link naar het bestand. Mogelijkheden hiervoor zijn: WeTransfer (tot 2 Gb) of Yousendit. (tot 50 MB gratis. Tot 2Gb kan met een betaalde account)
Virtuele harde schijf: bestanden online delen
Thuis of op je werk heb je misschien wel een netwerkschijf. Een externe harde schijf waar je een backup op hebt en bestanden op deelt met anderen. In the Cloud kan dit ook. Met bijvoorbeeld Dropbox heb je een virtuele externe schijf waar je zelf vanaf elke willekeurige computer ter wereld toegang toe hebt en waarop je mappen kunt maken die je kunt delen met anderen. Nog mooier is dat je mappen op dropbox kunt synchroniseren met mappen op je lokale harde schijf. Zo merk je nauwelijks dat je in the cloud aan het werk bent, is er slechts één versie van een bestand. Hoe dit allemaal precies werkt vind je hier. Ook Google Docs kun je gebruiken als opslagplek voor bestanden.
Hoewel je altijd voorzichtig moet zijn met het online opslaan van gevoelige bestanden kan je, als je dat wilt nog extra beveiliging toevoegen door ze te versleutelen.
Online communicatie
Skype
Anymeeting
Groeps chat, groeps video chat
Tokbox
iVisit
ooVoo
Zoho Chat
Tinychat
Online brainstorming tools
Bubbl
Meindmeister
The Brain
Mindnode
Mindjet
Beeldscherm delen met een ander (meekijken)
Heel simpel: via join me
Teamviewer
Let op!
Hoewel het relatief onschuldig is om zaken in the cloud op te slaan is er altijd een beveiligingsrisico. Ook staan jouw bestanden meestal op een server in het buitenland waar andere regels en wetten gelden rond privacy en overheidsmonitoring. Je weet dus niet wie wanneer precies toestemming krijgt om bij jouw bestanden te kunnen. Met encryptieprogramma's kun je je data versleutelen maar onthoud: echt gevoelige informatie zou je eigenlijk NOOIT digitaal mogen delen. Houd dus pincodes, alarmsleutels, bankpasnummers, polissen, persoonsgegevens etcetera voor jezelf. Wil je dit toch delen (bijvoorbeeld met familieleden voor geval van nood) dan zou je de ANWB datakluis kunnen overwegen. Sommige banken hebben ook die service.
Richtlijnen formuleren
Artikel op Frankwatching over het formuleren van richtlijnen
Social Media Policy Generator Engels, maar dat kan je altijd vertalen
Social Media Policy Tool idem
Meer links
Artikel in computer totaal over bestanden delen.
[Engels]http://www.educause.edu/Resources/7ThingsYouShouldKnowAboutOrgan/230127
| Webwijs geeft ook trainingen over dit onderwerp. Geïnteresseerd? Kijk dan even op www.webwijs.me |
Comments (0)
You don't have permission to comment on this page.